יש לך חנות פיזית, אתר ווקומרס, והמלאי מנוהל ב-iCount? אז כנראה כבר קרה לך שמוצר נמכר בחנות ועדיין הופיע באתר “במלאי”. בנינו תוסף לוורדפרס שמסנכרן את המלאי בין iCount לווקומרס בשני הכיוונים, אוטומטית. במאמר הזה נסביר איך הוא עובד, מה חשוב לדעת לפני שמתחילים, ולמי הוא מתאים.
הבעיה: שני מקומות, מלאי אחד
נניח שיש לך חנות בגדים ברחוב ואתר שמוכר את אותם פריטים. בבוקר נמכרת בחנות החולצה האחרונה במידה M. בצהריים לקוחה מזמינה אותה באתר, כי שם היא עדיין מופיעה במלאי. עכשיו צריך להתקשר אליה, להתנצל ולהחזיר לה כסף. היא לא מרוצה, ואת הלקוחה הזו כנראה כבר לא תראה שוב.
זה קורה כי המלאי באתר והמלאי ב-iCount לא מדברים זה עם זה. כל מכירה בצד אחד צריכה עדכון ידני בצד השני.
איך עסקים מתמודדים עם זה היום
- עדכון ידני: אחרי כל מכירה בחנות מעדכנים את האתר, ואחרי כל הזמנה באתר מעדכנים את iCount. זה לוקח זמן, ומספיק לשכוח פעם אחת כדי שייווצר פער.
- ייבוא קובץ מדי פעם: מייצאים את המלאי מ-iCount ומעלים לאתר פעם ביום או פעם בשבוע. בין עדכון לעדכון המלאי באתר לא נכון, ובדיוק אז נכנסות הזמנות על מוצרים שכבר אזלו.
בשתי הדרכים בעל העסק עובד בשביל המערכת, ועדיין יש טעויות.
הפתרון: סנכרון אוטומטי בשני הכיוונים
התוסף מחבר את חנות הווקומרס ל-iCount ומעדכן את המלאי בשני המקומות. ככה זה נראה בכל מקרה:
מכירה בחנות הפיזית
מפיקים חשבונית ב-iCount כרגיל, והמלאי שם יורד. תוך 5 דקות לכל היותר התוסף מושך את המלאי המעודכן ומעדכן את האתר. ההתאמה בין המוצרים נעשית לפי מק”ט, כולל וריאציות (למשל מידה וצבע).
הזמנה באתר
כשנכנסת הזמנה והיא שולמה, המלאי ב-iCount יורד. הזמנה שעדיין ממתינה לתשלום לא נשלחת ל-iCount עד שהסטטוס שלה משתנה. כל שורה בהזמנה נשלחת ל-iCount פעם אחת בלבד, והסנכרון האוטומטי לא מוריד אותה שוב. ככה אין ירידה כפולה.
ביטול או החזרה של הזמנה
כשהזמנה מבוטלת או מוחזרת באתר, המלאי חוזר ל-iCount.
שליטה ומעקב
- דף הגדרות ולוג שמראה כל פעולה שהתוסף ביצע.
- התראה במייל אם הסנכרון נכשל 3 פעמים ברצף.
- מצב בדיקה שלא משנה כלום, כדי לראות מה התוסף היה עושה לפני שמפעילים אותו באמת.
- בחירת תאריך שממנו והלאה הזמנות נשלחות ל-iCount, כדי שהזמנות ישנות לא ישפיעו על המלאי.
מה בדקנו בפועל
התוסף נבדק על אתר בדיקה עם 6 מוצרים ועל חשבון ניסיון של iCount:
- חיבור ל-iCount והתאמת מוצרים לפי מק”ט.
- מכירה בחנות (חשבונית ב-iCount) הורידה את המלאי, והאתר התעדכן.
- הזמנה באתר הורידה את המלאי ב-iCount מ-10 ל-8, וביטול החזיר אותו ל-10.
- הסנכרון האוטומטי לא הוריד את אותה הזמנה פעמיים.
חשוב לדעת: לא להפיק חשבונית שמורידה מלאי על הזמנות מהאתר
על הדבר הזה כדאי להקפיד. כשמגיעה הזמנה מהאתר, התוסף כבר מוריד את המלאי ב-iCount. אם תפיק ב-iCount גם חשבונית שמורידה מלאי על אותה הזמנה, המלאי יירד פעמיים. לכן על הזמנות מהאתר לא מפיקים חשבונית שמורידה מלאי, ובהתקנה נגדיר יחד איזה מסמך מתאים.
ומה עם החיבור הרשמי של iCount לווקומרס?
ל-iCount יש חיבור רשמי משלה לווקומרס, לסליקה ולהפקת חשבוניות, ובאתר שלה מוזכר גם סנכרון מלאי. התוסף שלנו נבנה סביב מה שבעל חנות פיזית צריך: שמכירה בחנות תתעדכן באתר תוך כמה דקות, לפי מק”ט וכולל וריאציות, עם לוג, התראות ומצב בדיקה.
אם יש לך חיבור או תוסף נוסף שמוריד מלאי, נבדוק אותו יחד לפני ההפעלה, כדי שהזמנה לא תוריד מלאי פעמיים.
למי זה מתאים, ולמי לא
מתאים לעסק ש:
- יש לו אתר ווקומרס, וגם חנות פיזית או מחסן.
- מנהל את המלאי ב-iCount.
לא מתאים ל:
- חנות אינטרנטית בלבד, בלי מכירה פיזית.
- עסק שמנהל מלאי בתוכנה אחרת. התוסף עובד רק מול iCount.
מקרים שעוד לא בדקנו, ונבדוק איתך לפני שמתחילים: אתרים עם אלפי מוצרים, חנויות עם כמה מחסנים, החזר חלקי של הזמנה, ועבודה לצד החיבור הרשמי של iCount לווקומרס.
מה צריך ב-iCount, וכמה זה עולה
כדי שהסנכרון יעבוד צריך שני דברים בחשבון ה-iCount:
- חבילה שכוללת API: Advanced או Master. לחבילת Express אי אפשר להוסיף API, ולכן התוסף לא יעבוד איתה.
- מודול המלאי: לפי האתר של iCount הוא עולה ₪25 לחודש לפני מע”מ.
התוסף נמצא כרגע בשלב פיילוט. בתקופה הזו התוסף בחינם, וגם ההתקנה בחינם.
שאלות נפוצות
כל כמה זמן המלאי מתעדכן באתר?
כל 5 דקות. הזמנה מהאתר מעדכנת את iCount מיד אחרי שהיא שולמה.
לפי מה התוסף יודע איזה מוצר באתר שייך לאיזה מוצר ב-iCount?
לפי המק”ט, כולל וריאציות. לכן חשוב שלכל מוצר יהיה אותו מק”ט בשני המקומות. בהתקנה נבדוק את זה איתך.
מה קורה אם החיבור ל-iCount נופל?
התוסף שומר לוג של כל פעולה, ושולח מייל התראה אחרי 3 כשלונות ברצף.
אפשר לנסות לפני שמפעילים באמת?
כן. במצב בדיקה התוסף מראה מה היה עושה, בלי לשנות שום דבר.
יש לי חבילת Express ב-iCount. זה יעבוד?
לא. התוסף צריך גישת API, וזה קיים רק בחבילות Advanced ו-Master.
רוצה להצטרף לפיילוט?
אם יש לך חנות פיזית ואתר ווקומרס, והמלאי מנוהל ב-iCount, נשמח לשמוע ממך. נבדוק יחד שהתוסף מתאים לעסק, נתקין, ונוודא שהכול עובד לפני שמפעילים.
